PAUTAS PARA ELABORAR UN INFORME EJECUTIVO
1. El concepto.
Cuando se ha realizado un trabajo cuyos resultados o producto es esperado por personas distintas a quien lo realiza o por encargo de otra y otras personas, es necesario preparar un informe o reporte del trabajo realizado. En ambos, lo esencial es dar cuenta de algo que sucedió, con una explicación que permita comprender lo sucedido, aunque existen diferencias específicas entre informe y reporte, generalmente se les considera como lo mismo.
El informe es un texto escrito en prosa científica, técnica o comercial con el objetivo de comunicar información dirigida, generalmente, a personas o entidades capacitadas para tomar decisiones. En ellos se presentan hechos obtenidos o verificados por el autor. Pueden contener la solución a un problema, los métodos y procedimientos mediante los cuales hemos obtenido los datos para hallar esa solución y las recomendaciones que juzguemos conveniente hacer con respecto al problema que nos ocupa.
El contenido de un informe también puede ser la respuesta a una consulta técnica.
Es un texto elaborado para informar, sobre hechos o actividades concretas, a un determinado lector o lectores. Esto hace que posea una estructura predominantemente enunciativa. Pero aunque el informe se compone esencialmente de datos que se informan, el autor interpreta estos datos para llegar a conclusiones y recomendaciones que debe sustentar; por esto, en este tipo de textos también está presente una estructura argumentativa. En ellos también aparece la estructura descriptiva porque se describen hechos.
Características:
Es el resultado de una solicitud de un suscriptor o un cliente.
El destinatario es una persona o un grupo de personas determinado que tiene la obligación de leerlo y evaluarlo.
Se realiza para buscar una información específica o para servir de base en la toma de una decisión.
Generalmente contiene tablas, cuadros, gráficos y otros elementos que sirven para la organización, clasificación y presentación de los datos.
Clases:
Atendiendo a los objetivos buscados y a los contenidos específicos del informe, este tipo de texto puede ser de tres clases: expositivo, interpretativo y demostrativo.
INFORME EXPOSITIVO
Es aquel que narra un hecho o una secuencia de hechos sin análisis ni interpretaciones del autor y por consiguiente, sin conclusiones ni recomendaciones. Este tipo de informe debe incluir antecedentes para que ayuden a comprender el hecho o hechos narrados. Ejemplo de informe expositivo puede ser aquel en que se narre lo relacionado con la realización de un curso.
INFORME INTERPRETATIVO
Este informe no contiene solamente narración de unos hechos, sino que interpreta y analiza esas situaciones para obtener conclusiones y dar recomendaciones. Ejemplo de este informe puede ser la evaluación de la aplicación de una determinada metodología utilizada en el proceso de enseñanza – aprendizaje.
INFORME DEMOSTRATIVO
Es aquél en el cual se presenta una tesis planteada por el autor del informe, la descripción de todos los pasos que se han seguido para su demostración y las conclusiones obtenidas. Este tipo de informe se conoce con el nombre de informe científico o informe técnico.
2. Qué contiene.
El Informe o reporte de un trabajo es un documento de calidad académica en el que se da cuenta de:
1) Lo que se hizo, 2) con qué criterios se hizo lo que se hizo (necesidad a satisfacer, problema a resolver, objetivo u objetivos a lograr), 3) cómo se hizo y 4) qué resultados se obtuvieron.
Cómo se pueden dar cuenta en el informe o reporte se emplea información ya creada cuando se elaboró el proyecto o el plan de trabajo a realizar o, también, al recuperar la forma como se realizó el trabajo (cómo se hizo), así como al concluir y revisar los resultado obtenidos.
3. Cómo hacer el informe de un proyecto de manejo de información.
3.1 Primero se define el contenido.
En un proyecto de manejo de información, la primera parte del reporte o informe se integra con cuatro apartados, que se desarrollan con el propósito de ubicar a quien lee el reporte en
a) el tipo de trabajo que se hizo,
b) en las razones y motivos para hacerlo
c) en la forma en que se realizó, pero adquiere mayor importancia la cuarta parte, donde
d) se presentan los resultados, porque aquí, en esta parte, es donde se da cuenta de cuáles son, qué tan significativos, valiosos y útiles son.
En esta primera parte, se presenta la información de manera objetiva, es decir sin comentarios ni valoraciones. Se presenta la síntesis de la información obtenida (el resumen realizado con las ideas principales).
En otra parte posterior se hace un análisis crítico de la información para discriminarla. Este análisis se realiza para establecer:
Qué resultados importantes hubo. Qué hallazgos o descubrimientos permite establecer la información encontrada.
Qué tan objetiva, honesta, recta y válida resulta la información o qué tan subjetiva, manipulada, desviada o distorsionada, no- significativa y poco pertinente. Qué tan actual y vigente o qué tan poco actualizada
En la tercer parte se presentan los comentarios o juicios críticos de la información obtenida en relación con lo que se pretendía lograr con ella (satisfacción de una necesidad, solución de un problema, logro del objetivo).
Qué tan completa o incompleta, suficiente o insuficiente, objetiva o manipulada, resultó la información para lograr el objetivo.
Qué tan útil para resolver el problema o para satisfacer la necesidad.
Por qué es útil o por qué no lo es.
En una cuarta parte se trabajan las conclusiones, que son afirmaciones categóricas y breves derivadas de los hallazgos o resultados esperados y no esperados, establecidos en el análisis y en los comentarios críticos.
3.2 Al elaborarlo se define su formato y estructura.
Lo anterior corresponde al contenido del informe o reporte y a la forma de tratar dichos contenidos.
Pero un reporte o informe, también, tiene un formato, una lógica estructural o de organización del contenido.
4.
La estructura de un reporte o informe se realiza a través de bloques de información.
Los bloques, generalmente están definidos por los contenidos de los que se debe dar cuenta en el reporte, precedidos todos ellos por un primer bloque que corresponde a la introducción. El informe se integra mediante una secuencia de bloques de información con una lógica que atiende al desarrollo temporal de las acciones desde el momento de su concepción y planeación hasta su conclusión, con la apreciación crítica de los resultados.
Los bloques de información o de contenido serán:
1. Introducción. En ella se presenta el problema y los objetivos buscados; se responde a la pregunta: ¿para qué?
2. Planteamiento y realización de la acción. Presenta los procedimientos o metodología utilizada para recopilar la información (experimentos, entrevistas, cuestionarios, visitas de información, entre otros) En esta parte se responde a la pregunta: ¿Cómo?
3. Resultados y su valoración. Aquí se presentan los resultados obtenidos, utilizando cuadros, tablas, gráficos, ilustraciones, y se responde a la pregunta: ¿Qué se encontró?
4. Comentarios, señalamientos, análisis e interpretación y conclusiones. Además, se dan recomendaciones o ideas del autor para tomar decisiones. Son la respuesta al interrogante: ¿Qué debe hacerse?
5. Anexos (Contenidos referidos en el informe que por su amplitud y especificidad no se incluyen en él)
*Bibliografía y fuentes.
ESTRUCTURA FORMAL
PARTES PRELIMINARES
Cubierta o carátula
Portada
Presentación del informe: Donde se expresan en forma breve los objetivos, procedimientos, fuentes de información y aspectos relevantes.
Tabla de contenido
Compendio o resumen
CUERPO
Introducción
Justificación
Objetivos
Marco teórico
Metodología
Resultados
Conclusiones
Recomendaciones o sugerencias
MATERIAL COMPLEMENTARIO
Bibliografía
Anexos o apéndices
RECOMENDACIONES PARA SU ELABORACIÓN
Presente la información con objetividad.
Elimine toda subjetividad: opiniones, efectividad, sentimientos.
Mencione el mayor número de datos posibles.
Preséntelos en forma organizada y jerarquizada.
Describa cada etapa realizada o cada paso seguido.
Cite las fuentes de información consultadas.
Utilice al escribir la primera persona del plural o la forma impersonal (se encontró o realizó, etc.).
Enfatice en el aspecto cuantitativo y no en el cualitativo.
Use párrafos cortos.
Escriba en forma clara, precisa, concisa y correcta desde el punto de vista del léxico, la morfología y la sintaxis.
Exponga en forma concreta y precisa sus conclusiones y recomendaciones.
